Comment nous avons construit le CRM Promethiq

Avant d'installer des CRM chez nos clients, nous avons construit le nôtre. Pas pour l'exercice : parce qu'un micro-entrepreneur qui vend des sites, des CRM et des logiciels jongle chaque jour avec les mêmes problèmes que ses clients. Voici comment ce CRM est né, ce qu'il fait, et ce que nous en avons appris.

Le point de départ : dix outils pour un seul métier

Un tableur pour les clients, un modèle Word pour les devis, un autre pour les factures, la boîte mail pour le reste, et les relances… dans la tête. Chaque outil fonctionnait seul, mais rien ne se parlait. Résultat : des devis envoyés sans suivi, des factures dont on vérifie l'échéance à la main, et un chiffre d'affaires recalculé chaque trimestre pour la déclaration URSSAF.

Le besoin tenait en une phrase : ouvrir un seul écran le matin et savoir quoi faire aujourd'hui.

Ce que fait le CRM aujourd'hui

• Clients et prestations : une fiche par client, plusieurs prestations par client (site web, CRM, logiciel), chacune avec ses champs propres (nom de domaine, version livrée, maintenance…).
• Devis, factures et contrats en PDF : aux couleurs de l'entreprise, numérotés automatiquement, avec les mentions légales du micro-entrepreneur. Une facture émise ne se supprime pas : elle s'annule, pour garder une numérotation continue.
• Chiffre d'affaires : calculé à la date d'encaissement, comme l'exige le régime micro, avec une alerte à l'approche du plafond.
• Relances : les factures en retard et les clients sans nouvelles depuis 30 jours remontent d'eux-mêmes dans la liste du jour.
• Mails : envoi depuis le CRM avec devis et factures en pièces jointes, historique par client, détection des adresses qui n'existent plus.
• Qonto : émission des factures par une plateforme agréée, en vue de la facture électronique obligatoire.

Les agents IA : utiles, mais tenus en laisse

Quatre agents sont intégrés : un assistant qui rédige les mails à partir de la fiche client, un agent qui trie la boîte de réception par client et propose des réponses, un agent de relances, et un agent de prospection qui cherche des entreprises dans l'annuaire officiel des entreprises.

Une règle ne souffre aucune exception : rien ne part sans un clic humain. Les agents préparent, la personne valide. Et les données sensibles (téléphone, adresse, e-mail du client) ne sont jamais envoyées à l'IA : elle travaille avec le strict nécessaire.

Sécurité et RGPD dès le premier jour

Un CRM contient des données personnelles et comptables. Nous avons donc posé les protections avant les fonctions : mot de passe obligatoire et verrouillage après inactivité, blocage après plusieurs essais ratés, mots de passe et clés rangés dans le coffre-fort de Windows plutôt que dans un fichier, sauvegardes chiffrées vérifiées par empreinte, export et anonymisation des données d'un client sur simple demande.

Ce que nous en avons retenu

1. La lisibilité avant les fonctions. Un outil qu'on n'ouvre pas ne sert à rien. Textes en 16 px, gros boutons, contrastes forts, mode sombre : c'est ce qui fait qu'on l'utilise tous les jours.
2. Les règles métier dans l'outil. Numérotation continue, chiffre d'affaires à l'encaissement, mentions obligatoires : quand l'outil les applique, on ne peut plus se tromper.
3. L'IA comme assistant, pas comme pilote. Elle fait gagner un temps considérable sur la rédaction et le tri, à condition de garder la décision.

C'est ce CRM, adapté à chaque métier, que nous installons aujourd'hui chez nos clients.

Vous voulez le voir fonctionner sur des exemples proches de votre activité ? Demandez une démonstration, ou regardez la vidéo du CRM.